Kad darbu kļūst vairāk, pirmais impulss bieži ir pieņemt vēl vienu darbinieku vai pasūtīt ārpakalpojumu. Taču pirms budžetā parādās jauna regulāra izmaksu rinda, Zelta Skudra iesaka paskatīties uz koplietošanu.
Koplietošana ļauj gudrāk izmantot jau pieejamus digitālos rīkus, zināšanas, kontaktus un auditorijas. Rezultāts var būt lielāks darba apjoms tajā pašā laikā, nezaudējot elastību.
Sāc ar izmaksu pārskatīšanu
Produktivitāte ne vienmēr nozīmē strādāt ātrāk. Bieži svarīgāk ir novērst darbu dublēšanos, nevajadzīgus abonementus un uzdevumus, kurus katrs dara no nulles.
Pārskatiet, par ko maksājat katru mēnesi:
- programmatūras abonementiem;
- dizaina un satura rīkiem;
- grāmatvedības vai administrācijas pakalpojumiem;
- piegādes un noliktavas risinājumiem;
- reklāmas materiālu izveidei.
Ja uzņēmumā vai sadarbības lokā vairāki cilvēki izmanto līdzīgus rīkus, iespējams, tos var apvienot vienā darba vidē. Tas nenozīmē dalīties ar parolēm vai pieeju sensitīviem datiem. Tas nozīmē izvēlēties risinājumu ar pārvaldāmām lietotāju lomām un skaidriem noteikumiem.
Ja naudas plūsmu noslogo vairāki esoši maksājumi, arī kredītu pārkreditācija var palīdzēt sakārtot saistības vienā pārskatāmākā maksājumā. Tad lēmumus par izaugsmi var pieņemt mierīgāk, nevis skrienot pakaļ rēķiniem ar kafiju vienā rokā.
Koplietojiet digitālos rīkus
Mazā uzņēmumā katram nav vajadzīgs savs atsevišķs risinājums katram darbam. Kopīga projektu vadības sistēma, failu krātuve un satura plāns palīdz izvairīties no klasiskā jautājuma Kur ir jaunākā faila versija?
Izveidojiet vienu darba vidi
Vienā kopīgā vidē var glabāt:
- uzdevumu sarakstus;
- klientu pieprasījumus;
- produktu aprakstus;
- sociālo tīklu satura plānu;
- piegādātāju kontaktus;
- biežāk izmantotās veidnes.
Svarīgi ir vienoties par kārtību. Nosauciet failus saprotami, nosakiet atbildīgos un regulāri arhivējiet novecojušo informāciju. Pretējā gadījumā koplietošana pārvēršas digitālā noliktavā, kur pat pieredzējusi skudra apmaldītos.
Veidojiet atkārtoti lietojamas veidnes
Sagatavojiet veidnes e-pastiem, piedāvājumiem, produktu aprakstiem, rēķinu pavadvēstulēm un klientu atbildēm. Vienreiz kvalitatīvi izveidota veidne ietaupa laiku katrā nākamajā reizē.
Tas ir īpaši noderīgi e-komercijā, kur regulāri jāatbild uz jautājumiem par piegādi, apmaksu, preču pieejamību un atgriešanu.
Pārvērtiet zināšanas kopīgā resursā
Vērtīgas zināšanas nedrīkst palikt tikai viena cilvēka galvā. Ja viena persona zina, kā apstrādāt pasūtījumus, palaist reklāmu vai sagatavot piedāvājumu, uzņēmums kļūst ievainojams brīdī, kad šis cilvēks ir aizņemts vai saslimis.
Koplietojiet pieredzi praktiskā formātā:
- pierakstiet darba procesus pa soļiem;
- izveidojiet īsas pamācības;
- saglabājiet biežākos klientu jautājumus;
- fiksējiet veiksmīgus pārdošanas argumentus;
- reizi mēnesī pārrunājiet, kas strādāja un kas ne.
Šāda pieeja samazina kļūdas un ļauj deleģēt uzdevumus bez garām apmācībām. Jaunam palīgam nav jāmin, kāpēc pasūtījums jāiepako tieši tā, nevis citādi.
Dalieties ar auditoriju
Auditorijas koplietošana ir viens no pieejamākajiem veidiem, kā sasniegt jaunus klientus bez liela reklāmas budžeta. Meklējiet uzņēmumus, kuru klienti varētu būt arī jūsu klienti, bet kuri nepiedāvā identisku produktu.
Piemēram, e-veikals ar mājas precēm var sadarboties ar interjera konsultantu, bet rokdarbu zīmols ar dāvanu iesaiņošanas pakalpojumu sniedzēju. Var veidot kopīgus sociālo tīklu ierakstus, e-pasta kampaņas, konkursus vai tematiskus produktu komplektus.
Svarīgākais ir, lai ieguvēji būtu abi partneri un auditorija. Sadarbība, kurā viens tikai prasa publicitāti, bet otrs saņem pieklājīgu paldies, parasti tālu netiek.
Izvēlieties partneri pēc klienta
Pirms sadarbības atbildiet uz trim jautājumiem:
- Vai partnera auditorijai varētu būt interese par manu piedāvājumu?
- Vai mūsu reputācija un komunikācijas stils sader?
- Ko katra puse iegulda un ko iegūst?
Skaidra vienošanās par termiņiem, saturu un rezultātu novērtēšanu pasargā no pārpratumiem. Sāciet ar nelielu kopīgu aktivitāti un tikai tad lemiet par plašāku sadarbību.
Optimizējiet piegādi kopā
E-komercijā laiku un naudu bieži apēd nevis produkts, bet tā ceļš līdz pircējam. Ja pasūtījumu apjoms aug, nav obligāti uzreiz jāveido sava piegādes sistēma.
Var meklēt kopīgus risinājumus ar citiem mazajiem tirgotājiem, piemēram, apvienot sūtījumu nodošanas laikus, izmantot vienu iepakojuma materiālu piegādātāju vai dalīt noliktavas telpu. Arī ātrāka piegāde mazam e-veikalam var būt konkurences priekšrocība, ja process ir pārdomāts, nevis pārmaksāts.
Transporta izmaksu jautājums ir aktuāls arī plašākā mērogā. Zviedrijas lauku transports rāda, cik būtiski attālos reģionos ir meklēt pieejamākus pārvietošanās risinājumus.
Ieviesiet koplietošanu pakāpeniski
Nav jāmaina viss vienā nedēļā. Izvēlieties vienu procesu, kas regulāri patērē daudz laika vai rada kļūdas. Piemēram, klientu atbildes, satura sagatavošanu vai pasūtījumu nodošanu piegādei.
Pēc tam:
- nosakiet, kas pašlaik tiek darīts divreiz;
- izvēlieties vienu kopīgu rīku vai veidni;
- vienojieties par atbildībām;
- izmēriet ietaupīto laiku pēc mēneša;
- saglabājiet tikai to, kas patiešām atvieglo darbu.
Koplietošana nav par to, lai darītu vairāk haotiski. Tā ir par gudru resursu izmantošanu, lai uzņēmums var augt bez lieka riska un bez steidzamas jaunu darbinieku pieņemšanas. Zelta padoms ir vienkāršs. Pirms pirkt vēl vienu risinājumu, pārbaudiet, vai kāds labs risinājums jau nav jums blakus.